2012年10月份志工快訊:實務分享─NGO團體、企業如何和學校接洽實習相關事宜?

2012年11月06日 星期二

文/湯為筌

對於學生或待業人士而言,「實習」是職場入門的方式之一。而對企業或NGO團體來說,相較於僅憑履歷的筆試、面試的片面資料,好的實習流程可以提供:更準確的人才篩選、較少成本的人力訓練和人事支出、減少新進員工適應成本並提供多元潛在人才名單。本文旨在從人力資源角度簡單分享「接洽」時的相關實務。

 
(圖:十月份,北商同學來協會實習,除了工作以外,也閱讀環境新聞,實際分析議題,發表看法,並且對於環境方面的課題也關心起來了哦)

一般來說,實習或謀職所牽涉到的有兩個方向──

人求事」:因為需要得到某種東西(薪資/經驗值/學分數/認證時數/友誼/關係/學習某樣事物/支持某個理念等),於是來做事。

事求人」:在團體中,某個任務可能涉及(專業/繁多/緊急/特殊/需要較多的人數等),需要徵求人。

如果能夠從「人求事」和「事求人」中建立起優質的媒合管道,並且在資訊上能夠透明、公開、清楚,對求職者或尋求協助者來說,就能造成雙贏的局面。本文旨在「接洽」過程中作實務分享。

在事求人的過程中,有幾個重要的注意事項:

 

一、清楚的任務說明

在徵人訊息裡面,有關任務的說明需要詳細清楚,如:時間、地點、需求條件,可能的話最好要有緣由背景,容易引起閱讀者的興趣與認同。特別重要的部分是如果涉及權利義務、特殊性危險性、特殊需求都要描述清楚以減少爭議。

徵人訊息大概準備兩種版本:摘要版和詳細版。摘要版方便在有字數限制的平台作簡單說明,或是在需要口述(尤其是針對目標群)的過程中,讓對方第一時間就有基本了解。而人求事的過程中,也建議務必了解任務內容為佳。

 

二、確認明確的聯絡窗口

假設是和「學校」進行實習生的接洽,通常可以先從「教務處」「學務處」「輔導中心」「學生事務處」「通識中心」網頁做一點基本了解,但因為各校情況不同,這些資訊到底以什麼型式,躲藏在網頁的哪裡(或是根本沒有),不得而知。但可以從「總機」嘗試,詢問實習生接洽是哪個部門負責的業務。而非對著總機發表落落長的徵人訊息,這一方面是用錯了力,認真錯了地方。一方面也會讓人感覺不尊重的情況下,徵人訊息就這麼被壓了下來。

如果對象群很確定,先接洽系辦公室。學生事務處也通常可以問到比較精確的資訊,也是和社團接觸的必經詢問處。確認好聯絡窗口後再來進行,雙方談起合作就比較深入具體。而人求事的過程中,也可以透過學校專責單位,得到很多相關的資訊。

 

三、人求事、事求人都推薦的管道

  • 志工人力銀行:通常在地為主,成員多元,但互動率平平。
  • PTT志工版:即時互動性佳,實習生和志工們交換訊息的地方。
  • 行政院青輔會:以大專生青年為主。
  • 內政部志願服務資訊網:以志工資訊為主
  • 104志工銀行、104實習專區:實習專區建議多比較,有些可能是「以實習之名,行免費勞工之實」但也有很多甚至獨家的實習機會。
  • 518人力銀行:新興的人力資源網站,資源豐富多元。
  • 1111人力銀行:對於特殊專長的人力有較完善資料庫,對於廠商的審核相對也比較嚴格。但是在媒合上也就沒那麼即時。
  • ○○市人力銀行:也以在地為主,但通常更新的很快。
  • 職訓局網站:職訓局網站在實習或志工方面資訊較少,但可以提供相關資訊,媒合過程中,也會作一定程度的審核。

當然,無論是人求事或事求人,接洽僅是實習過程中的第一步。真正重要的是,實習計畫或實習相關的合約的執行過程。心態是一個蠻重要的部分:實習生並非把服務單位當成免費學習○○的補習班,而用人單位也並非把實習生當成免錢或廉價人力。長遠的眼光來看,實習生中可能會出現適合的職員或未來可能成為經驗豐富的資深志工,對於謀事者來說,藉著實習機會也能審視自己的職涯方向,同時也是拓展人脈、關係、產業訊息和了解重要內幕的方法之一。

 

以下是筆者幾個小心得:

01鼓勵註冊bbs《PPT實業坊》。

PPT志工版目前活絡程度蠻高,有許多NGO組織(目前以社福團體較多)的志工聯絡人、單位社工在此出現。也有許多自願從事志工或實習的人在此留下訊息。它的精華區整理的條目清楚易懂。志工之間也會彼此分享心得。這些心得不乏「黑心壓榨員工的團體」「很不錯的團體」「最新需求動態」,參考價值可說相當高。

02注意《志願服務法》最終責任相關規定。條文繁多,摘要概念如下:

(1)志工或實習生,雖然是不領薪(或局部補助),但在活動執行過程中,也是代表機關或協會的業務執行人。執行業務時如果發生法律爭議(如開車撞到人、發生傷害、財務糾紛等。)法院會判定相關責任一概由用人單位無條件承受,對受害者進行賠償。但用人單位,也可以根據民事或刑事責任所受到的損失,向該志工或實習生要求索賠。

(2)志工或實習生發生業務傷害,由用人單位負責人和該單位負責賠償,但所造成損失,可向用人單位實際業務執行人要求索賠。

言下之意,《志願服務法》是站在保護志工或實習生的立場,認定用人單位須負起最終責任。因此用人單位的「督導」或「實質的指導者」責任重大,選擇志工或實習生時,務必慎選,同時要排除可能會造成的業務傷害或業務糾紛。

而志工或實習生在法律責任上雖然不是「第一時間」要負責索賠的人,但也不是毫無責任。因為用人機關仍可依實質損失要求索賠。而很重要的一點是,是否有「沒有盡到提醒義務」「安全注意義務」用人單位和雙方皆負舉證責任。

因此為了保障實習或志工服務的權益,無論是用人單位或是志工/實習生,活動過程中盡可能留下相關照片、影音、簽到名冊、工作記錄,除了對於活動執行過程中,留下完整的檔案,也正是保障彼此權益的重要記錄。發生法律爭議時,更是最直接的參考認定依據。